Sözleşmeler ve Yasal Metinler

1. VERİ SORUMLUSU VE KÜNYE

İşbu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") m.10 uyarınca aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmek ve "finansfatura.com" platformu ("Platform") üzerinden yürütülen hizmetlerde kişisel verilerin işlenme şartlarını açıklamak amacıyla hazırlanmıştır.

Veri Sorumluları Sicili'ne (VERBİS) kayıt yükümlülüğü, KVKK m.16 ve Kurul kararlarında belirlenen çalışan sayısı ile yıllık mali bilanço eşiklerine bağlıdır. Yukarıdaki alan, kayıt yükümlülüğünün doğduğu hâllerde sicil bilgisiyle doldurulur.

2. VERİ SORUMLUSU VE VERİ İŞLEYEN AYRIMI (ÖNEMLİ)

Finans Fatura, bulut tabanlı bir ön muhasebe ve e-fatura altyapı sağlayıcısıdır. Bu kapsamda Şirket'in KVKK uyarınca statüsü, verinin niteliğine göre ikiye ayrılmaktadır:

Veri Sorumlusu Sıfatı: Kullanıcının Platform'a kayıt olurken kendi isteğiyle paylaştığı hesap, yetkili kişi kimliği, iletişim ve lisans/ödeme verileri bakımından Finans Fatura "Veri Sorumlusu"dur. İşbu aydınlatma metni bu verileri kapsar.

Veri İşleyen Sıfatı: Kullanıcının (Mükellefin) Platformu kullanırken sisteme girdiği kendi müşterilerine, tedarikçilerine veya personeline ait veriler, cari hesap hareketleri ve e-fatura içerikleri bakımından Kullanıcı "Veri Sorumlusu", Finans Fatura ise Kullanıcı'nın talimatıyla hareket eden "Veri İşleyen"dir. Bu verilerin KVKK'ya uygun olarak toplanması ve asıl veri sahiplerinin aydınlatılması yükümlülüğü Kullanıcı'ya aittir. Veri işleyen sıfatıyla üstlenilen yükümlülükler, Hizmet Sözleşmesi'nin EK-1 Veri İşleme Şartları bölümünde ayrıca düzenlenmiştir (KVKK m.12/1).

3. İŞLENEN KİŞİSEL VERİ KATEGORİLERİ

Platform'un kullanımı kapsamında Veri Sorumlusu sıfatıyla aşağıdaki kişisel verileriniz işlenmektedir:

• Kimlik Bilgileri: Ad, soyad, firma unvanı, (gerçek kişi tacirler için) T.C. Kimlik Numarası, Vergi Kimlik Numarası.
• İletişim Bilgileri: E-posta adresi, telefon numarası, fatura ve işyeri adresi.
• İşlem Güvenliği Bilgileri: IP adresi, oturum ve cihaz/tarayıcı bilgileri, sistem erişim log kayıtları.
• Finansal Bilgiler: Lisans ve kontör sözleşmesi detayları, ödeme ve faturalandırma kayıtları, ödemenin sonucu ve referans numarası. Kart numarası, son kullanma tarihi ve güvenlik kodu Şirket sistemlerinde saklanmaz ve kaydedilmez; ödeme adımında şifreli bağlantı üzerinden alınarak yetkilendirilmiş ödeme kuruluşuna iletilir. Kart saklama ve tekrarlayan (otomatik) tahsilat özelliği bulunmamaktadır.
• Pazarlama ve Müşteri İşlem Bilgileri: İletişim/teklif formuna yazdığınız serbest metin mesaj, formu doldurduğunuz sayfa ve kaynak yüzey, beyan ettiğiniz faaliyet alanı, teklif talebinde önceliklendirdiğiniz modüller, talep ettiğiniz kontör paketi, beyan ettiğiniz tahmini aylık fatura adedi, destek yazışmaları.
• Hukuki İşlem ve İspat Bilgileri: Onay tarihi ve saati, onay anındaki IP adresi ve tarayıcı bilgisi, onayladığınız metnin sürümü ve içerik özeti (hash), onay kutularının o anki metni. Bu kayıtlar değiştirilemez (salt-ekleme) biçimde tutulur.
• Mali Yetkilendirme Bilgileri: E-imza ve mali mühür seri numarası (e-belge gönderimi için zorunlu olduğu ölçüde).

4. KİŞİSEL VERİ TOPLAMANIN YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEBİ (KVKK m.10/1-ç)

Kişisel verileriniz, aşağıdaki kanallardan tamamen veya kısmen otomatik yollarla toplanmaktadır:

• Üyelik ve hesap açılış formu — doğrudan sizin beyanınızla, elektronik ortamda (hukuki sebep: KVKK m.5/2-c).
• Teklif bağlantısı ve dijital onay ekranı — sözleşmenin kurulması sırasında, onay anının IP ve tarayıcı bilgisiyle birlikte (hukuki sebep: KVKK m.5/2-c ve m.5/2-e, hakkın tesisi ve korunması).
• İletişim, demo ve teklif talep formları — sözleşme öncesi görüşme ve talebin cevaplanması amacıyla (hukuki sebep: KVKK m.5/2-c ve m.5/2-f).
• Çerezler ve otomatik sistem kayıtları — Platformu kullanmanızla birlikte otomatik olarak (hukuki sebep: zorunlu çerezler için KVKK m.5/2-f; analitik ve pazarlama çerezleri için m.5/1 açık rıza; log kayıtları için m.5/2-ç).
• Ödeme kuruluşundan dönen işlem kaydı — ödeme sonucunun ve referansının tarafımıza bildirilmesiyle (hukuki sebep: KVKK m.5/2-c).
• Destek kanalları — e-posta, telefon ve panel içi destek yazışmalarıyla (hukuki sebep: KVKK m.5/2-c ve m.5/2-f).

5. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI

• Sözleşmenin Kurulması ve İfası (KVKK m. 5/2-c): Kullanıcı hesaplarının oluşturulması, lisans ve kontör sözleşmelerinin kurulması ve aktivasyonu, e-fatura/ön muhasebe hizmetlerinin sunulması, teknik destek sağlanması, bildirim ve hatırlatma e-postalarının gönderilmesi.
• Hukuki Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi (KVKK m. 5/2-ç): İlgili mali mevzuat uyarınca fatura düzenlenmesi ve muhafazası, yetkili kamu kurumlarının (GİB, adli merciler) bilgi taleplerinin karşılanması ve 5651 sayılı Kanun kapsamındaki kayıtların tutulması.
• Bir Hakkın Tesisi, Kullanılması veya Korunması (KVKK m. 5/2-e): Sözleşme ve onay kayıtlarının, onay anına ilişkin IP/tarayıcı ve metin sürümü bilgilerinin ispat amacıyla saklanması.
• Veri Sorumlusunun Meşru Menfaati (KVKK m. 5/2-f): Platform ve veri güvenliğinin sağlanması, dolandırıcılığın önlenmesi, hata teşhisi ve hizmet kalitesinin artırılması.
• Açık Rıza (KVKK m. 5/1): Yalnızca ayrıca açık rıza vermeniz hâlinde; reklam, kampanya ve promosyon süreçlerinin yürütülmesi, profilleme ve kişiselleştirme ile zorunlu olmayan analitik ve pazarlama çerezlerinin kullanılması.

Destek erişimi: Talep ettiğiniz desteğin verilebilmesi için yetkili destek personelimiz, hesabınıza süresi sınırlı ve gerekçesi kayıt altına alınan bir oturumla erişebilir. Her erişim; erişen personel, gerekçe ve zaman bilgisiyle denetim kaydına yazılır. Bu erişimi panel ayarlarından dilediğiniz zaman kapatabilirsiniz; kapalıyken destek ekibi hesabınıza giremez.

6. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILDIĞI TARAFLAR VE AMAÇLARI

Kişisel verileriniz, yalnızca aşağıdaki amaçların gerçekleştirilmesi için gerekli olduğu ölçüde ve aşağıdaki taraflarla paylaşılır. Bu liste, hizmet altyapımızda fiilen kullanılan sağlayıcıları gösterir ve sağlayıcı değişikliğinde güncellenir:

7. YURT DIŞINA AKTARIM (KVKK m. 9)

Verilerin bulunduğu yer: Platformun ana veritabanı ve uygulama sunucuları Türkiye'de bulunmaktadır. Veritabanı yedekleri, felaket kurtarma kopyaları ve kesilen e-belgelerin arşiv kopyaları ise Amazon Web Services'in Almanya (Frankfurt) bölgesinde saklanmaktadır.

Bunun dışında; siber güvenlik ve içerik dağıtımı (Cloudflare), uygulama logları (Grafana Cloud), e-posta iletimi (Google Workspace), isteğe bağlı görsel okuma (fal.ai ve Google Gemini), yazı tipi dağıtımı (Google Fonts) ile açık rızaya bağlı analitik ve reklam ölçümü (Google Analytics 4, Google Ads, Meta Pixel) ve ziyaretçi tanımlama (Apollo.io) hizmetleri kapsamında veri yurt dışına aktarılmaktadır.

Aktarımın dayanağı: 7499 sayılı Kanun ile değişik KVKK m.9 uyarınca, ilgili ülke veya sağlayıcı hakkında Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun yeterlilik kararı bulunmadığı sürece aktarım, m.9/3'te sayılan uygun güvencelere — öncelikle Kurul tarafından ilan edilen standart sözleşmeya da Kurul izniyle taahhütname — dayanılarak gerçekleştirilir. Açık rıza, KVKK m.9/6'da düzenlendiği üzere yalnızca arızi hâllerde ve diğer dayanakların bulunmadığı durumlarda kullanılabilen istisnai bir dayanak olup, yukarıdaki süreklilik arz eden aktarımlar için tek başına dayanak yapılmamaktadır.

Hangi sağlayıcı ile hangi güvence mekanizmasının imzalandığını ve standart sözleşmenin Kurul'a bildirim durumunu öğrenmek için aşağıdaki başvuru kanallarından bize yazabilirsiniz.

8. SAKLAMA SÜRELERİ VE İMHA

Kişisel verileriniz, KVKK m.4/2-d uyarınca ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanır. Süreler kategori bazlıdır; fazla saklama da eksik saklama kadar aykırıdır:

Süresi dolan veriler, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. İmha işlemleri periyodik imha dönemlerinde yürütülür.

Hesap kapandığında: Sözleşmenin sona ermesinden itibaren 30 gün boyunca verilerinizi panelden dışa aktarabilirsiniz. Bu sürenin sonunda, mevzuat gereği saklanması zorunlu olan kayıtlar hariç, veriler yukarıdaki tabloya uygun şekilde imha edilir.

9. VERİ GÜVENLİĞİ TEDBİRLERİ (KVKK m. 12)

Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve verilere yetkisiz erişimi engellemek için fiilen alınan tedbirler şunlardır:

• Tüm trafiğin TLS/HTTPS üzerinden şifreli taşınması,
• Arşiv ve yedeklerin sunucu tarafında şifrelenmiş olarak saklanması ve sürümlenmesi,
• Rol bazlı yetkilendirme ve personel erişimlerinin asgari yetki ilkesine göre sınırlandırılması,
• Destek erişiminde tek kullanımlık kod, süre sınırı ve gerekçeli denetim kaydı,
• Onay ve teklif defterlerinin değiştirilemez (salt-ekleme) tutulması,
• Kart verisinin saklanmaması; ödeme altyapısının yetkilendirilmiş kuruluşlar üzerinden yürütülmesi,
• Erişim ve işlem loglarının tutulması, güvenlik duvarı ve bot koruması.

10. İLGİLİ KİŞİNİN HAKLARI (KVKK m. 11)

KVKK m.11 uyarınca veri sahibi olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:

1. Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
2. Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
3. Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
5. Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
6. KVKK m.7'de öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemlerin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
7. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme — bu hak, açık rızanıza dayalı olarak yürütülen profilleme ve kişiselleştirme faaliyetleri bakımından da geçerlidir,
8. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

11. BAŞVURU YÖNTEMİ (KVKK m. 13)

Haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun olarak; yazılı biçimde adresimize, kayıtlı elektronik posta (KEP) adresinizden adresine, güvenli elektronik imza veya mobil imza ile ya da sistemimizde önceden kayıtlı e-posta adresiniz üzerinden [email protected] adresine iletebilirsiniz.

Başvurunuzda aşağıdaki bilgilerin bulunması zorunludur:

• Ad, soyad ve başvuru yazılı ise imza,
• T.C. kimlik numarası; yabancılar için uyruk, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası,
• Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,
• Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası,
• Talep konusu ve talebe ilişkin bilgi/belgeler.

Başvurunuz, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde sonuçlandırılır. Başvurunun yanıtlanması kural olarak ücretsizdir; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret talep edilebilir.

12. METNİN GÜNCELLENMESİ

İşbu metin, mevzuat değişiklikleri ve hizmet altyapısındaki değişiklikler doğrultusunda güncellenebilir. Güncel sürüm her zaman bu sayfada yayımlanır; esaslı değişikliklerde Kullanıcı uygun yollarla bilgilendirilir ve gerektiğinde onayı yeniden alınır. Hangi tarihli metne onay verdiğiniz, onay defterinde metin sürümüyle birlikte kayıtlıdır.