Hepsiburada E-Fatura Entegrasyonu

Kurulum için Hepsiburada satıcı panelinizdeki entegrasyon bilgilerini Finans Fatura’nın pazaryeri ayarları ekranına tanımlarsınız. Bağlantı doğrulandığı anda siparişler düzenli aralıklarla panele akmaya başlar. Kurulum tek seferliktir; ek bir yazılım, eklenti ya da sunucu gerekmez.

Bağlantının ardından belge ayarlarını yaparsınız: kullanılacak fatura serisi, KDV oranlarının eşleşmesi ve faturaların otomatik mi yoksa onayınızla mı kesileceği. İlk bağlantıda geçmiş siparişlerin aktarılmasını isteyerek içinde bulunduğunuz ayı eksiksiz tamamlayabilirsiniz.

Kurulum sırasında takıldığınız yerde destek ekibimiz bağlantıyı birlikte kurar. Pazaryeri tarafındaki yetki ve bilgi adımları Hepsiburada’nın kendi kurallarına tabidir; panelinizde gördüğünüz alan adları zaman zaman değişebilir.

Pazaryeri satışında faturanın gecikmesi doğrudan sevkiyatı geciktirir. Hepsiburada entegrasyonunda sipariş panele düştüğü anda faturalandırılabilir hâle gelir; belge kargo çıkışından önce hazırdır. Günün tüm siparişlerini listeden toplu seçip tek işlemde faturalandırabilir, yoğun günlerde saatler süren işi dakikalara indirebilirsiniz.

Belge resmileşmeden önce taslak üzerinde ürün adı, birim fiyat, KDV oranı ve iskonto satırlarını düzenleyebilirsiniz. Alıcı vergi mükellefiyse e-fatura, değilse e-arşiv fatura otomatik seçilir; yanlış belge türünden doğan iptal ve yeniden kesim yükü ortadan kalkar.

Kesilen her belge, eşleştiği siparişle birlikte fatura listesinde durur. Buradan PDF olarak indirebilir, alıcıya e-posta ile gönderebilir ya da Hepsiburada satıcı paneline kendiniz yükleyebilirsiniz. Belgeler yasal saklama süresi boyunca arşivde kalır.

Hepsiburada’da alıcı ürünü iade ettiğinde kesilmiş belgenin karşılığında bir düzeltme kaydı gerekir. E-arşiv faturalarda iptal, e-faturalarda iade faturası ya da itiraz yolu izlenir; hangisinin uygulanacağı belgenin türüne ve üzerinden geçen süreye bağlıdır.

İade kaydı yapıldığında Finans Fatura ürünün stok adedini geri ekler ve ilgili cari bakiyeyi düzeltir. İade ve iptal hareketleri belge listesinde ayrı görünür; dönem sonunda brüt satış ile net satış arasındaki farkı bu kayıtlardan takip edebilirsiniz.

En ucuz düzeltme, belge resmileşmeden taslak aşamasında yapılandır. Bu yüzden toplu kesimden önce listeyi gözden geçirmek — özellikle kampanya günlerinde — hem zaman hem kontör kazandırır. Hata alan siparişler kesim sonunda ayrı listelenir; düzeltip yeniden gönderdiğinizde diğer belgeler etkilenmez.

Hepsiburada’da bir satış gerçekleştiğinde ürünün stok adedi Finans Fatura’da düşer. Aynı ürünü Trendyol’da ya da kendi mağazanızda da satıyorsanız stok tek kaynaktan yönetildiği için kanallar arasında tutarsızlık oluşmaz.

Satış tutarı ilgili cari hesaba işlendiği için pazaryeri satışlarınız ay sonunda ayrı bir tabloda toplanmaz; gelir-gider, kâr-zarar ve KDV raporlarınıza doğrudan yansır. Komisyon, kargo ve iade kesintileri nedeniyle hesabınıza geçen hak ediş ile faturalarınızın toplamı farklı olacağından, iki tarafı karşılaştırarak mutabakatı düzenli yapmanız önerilir.