Trendyol E-Fatura Entegrasyonu

Kurulum, Trendyol satıcı panelinizde oluşturduğunuz entegrasyon bilgilerinin Finans Fatura’ya tanımlanmasıyla başlar. Satıcı panelindeki entegrasyon bölümünden mağazanıza ait bilgileri alır, Finans Fatura içindeki pazaryeri ayarları ekranına girersiniz. Bağlantı doğrulandığı anda sipariş çekme işi arka planda çalışmaya başlar; sunucu kurmanız, eklenti yüklemeniz ya da geliştirici desteği almanız gerekmez.

İlk bağlantıda geçmiş siparişlerin de aktarılmasını isteyebilirsiniz. Böylece entegrasyonu ay ortasında kursanız bile o ayın tamamı panelde toplanır ve faturalanmamış sipariş kalmaz. Aktarım tamamlandığında sipariş listesinde her kaydın tarihi, alıcısı, kalemleri ve tutarı görünür.

Son adım belge ayarlarıdır: hangi fatura serisini kullanacağınızı, KDV oranlarının nasıl eşleşeceğini ve faturaların otomatik mi yoksa onayınızla mı kesileceğini seçersiniz. Bu ayarlar bir kez yapılır; sonraki siparişler aynı kurallarla işlenir.

Trendyol’dan çekilen her sipariş panelde bir taslak belge olarak bekler. Taslak üzerinde ürün adını, birim fiyatı, KDV oranını ve iskonto satırlarını düzenleyebilir, faturada görünmesini istemediğiniz satırı çıkarabilirsiniz. Belge resmileşmeden önceki bu aşama, yanlış kesilmiş faturayı iptal etmekten çok daha ucuzdur.

Onayladığınızda sistem alıcının vergi mükellefi olup olmadığına bakar. Mükellef ise e-fatura, değilse e-arşiv fatura düzenlenir ve belge GİB standartlarında üretilip iletilir. Kampanya dönemlerinde yüzlerce siparişi tek tek değil, listeden toplu seçerek tek işlemde faturalandırabilirsiniz; hata alan siparişler ayrı listelenir, düzeltip yeniden gönderirsiniz.

Kesilen belge yalnız bir PDF değildir: satış tutarı ilgili cari hesaba, ürün çıkışı stok kartına işlenir. Böylece Trendyol satışlarınız ay sonunda ayrı bir tablodan toplanmaz; gelir-gider, kâr-zarar ve KDV raporlarınıza doğrudan yansır.

Pazaryeri satışında iade, perakendenin kendisi kadar olağandır. Alıcı ürünü iade ettiğinde kesilmiş belgenin karşılığında bir düzeltme kaydı gerekir; e-arşiv faturalarda iptal, e-faturalarda ise iade faturası ya da itiraz süreci söz konusudur. Hangi yolun uygulanacağı belgenin türüne ve üzerinden geçen süreye bağlıdır.

Finans Fatura’da iade kaydı yapıldığında stok adedi geri eklenir ve ilgili cari hesabın bakiyesi düzeltilir; böylece satış raporlarınız gerçekleşen cirodan sapmaz. İade ve iptal hareketlerini belge listesinde ayrı görebilir, dönem sonunda brüt satış ile net satış arasındaki farkı takip edebilirsiniz.

Yanlış kesilen bir belgede en kolay çözüm, belgeyi resmileştirmeden taslak aşamasında düzeltmektir. Bu yüzden toplu kesimden önce listeyi gözden geçirmek, özellikle kampanya dönemlerinde zaman kazandırır.

Aynı ürünü hem Trendyol’da hem kendi mağazanızda satıyorsanız en sık yaşanan sorun, elde olmayan ürünün satılmasıdır. Finans Fatura’da stok tek kaynaktan yönetilir: Trendyol’da bir satış gerçekleştiğinde stok adedi düşer ve bağlı diğer kanallarda da güncel kalır.

Pazaryeri satışında ikinci zorlu konu mutabakattır. Komisyon, kargo ve iade kesintileri nedeniyle hesabınıza geçen tutar, kestiğiniz faturaların toplamına eşit olmaz. Kesilen faturalar cari hesapta, hesabınıza geçen hak ediş ise banka hareketlerinde durduğu için iki tarafı karşılaştırabilir, aradaki farkın hangi kesintiden doğduğunu takip edebilirsiniz.